Ejemplos: | 09-0135 | Este sería el folio 135 del cajón 09 |
49-0002 | Este sería el folio 2 del cajón 49. |
Para los libros Copiadores, los primero cuatro dígitos indican el volumen del libro copiador donde se encuentra el documento y los últimos tres dígitos la página del libro copiador en la que se encuentra el documento.
Ejemplos: | 0014365 | Esta sería la página 365 del libro copiador volumen 14 |
69-A006 | Esta sería la página 6 del libro copiador volumen 69-A. | |
SN09015 | Esta sería la página 15 del libro copiador volumen SN09 |
Los Números de las Cajas y Cajones son los siguientes:
01 | 10 | 19 | 28 | 37 | 46 |
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Los Volúmenes de los Libros Copiadores son los siguientes:
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La captura de información en las columnas: Autor, Origen, Destinatario, Destino, Personas, Empresas e Instituciones, Temas y Lugares; se realizó principalmente a través de claves que le fueron asignadas para sustituir los nombres de personas, empresas, instituciones y lugares, agilizando su captura y para clasificar de manera práctica los temas principales de los cuales tratan los documentos. Cada una de estas columnas o campos contienen una o más claves o en su defecto contienen por escrito la información que sintetiza cada documento, tal y como tradicionalmente se hacía a través de ficheros, sustituyendo el resumen o asunto, por los campos Personas, Empresas e Instituciones, Temas y Lugares.
Las claves utilizadas son de cuatro dígitos y se clasifican en cuatro series:
las que comienzan con 0 están destinadas para nombres de personas, las que
comienzan en 1 son para empresas e instituciones, las que comienzan en 2
designan lugares y las que comienzan con 3 son para los temas principales. (Las
siguientes 4 hojas de cálculo que se describirán más adelante explicarán esto
con más claridad) Los datos que no contaban con una clave, fueron tecleados en
letras mayúsculas, respetando la forma en que aparecen en el documento,
asegurando así capturar la totalidad de nombres, empresas, instituciones y
lugares mencionados en los documentos.
Ejemplos: | 09-0135 | Este sería el folio 135 del cajón 09 |
49-0002 | Este sería el folio 2 del cajón 49. |