Archivo John F. Brittingham

Continuación
Para los Cajones, los primeros dos dígitos antes del guión indican el número de caja o cajón donde se encuentra el documento y los siguientes cuatro después del guión indican el número de folio del documento.
 
 
Ejemplos: 09-0135 Este sería el folio 135 del cajón 09
49-0002 Este sería el folio 2 del cajón 49.
 

Para los libros Copiadores, los primero cuatro dígitos indican el volumen del libro copiador donde se encuentra el documento y los últimos tres dígitos la página del libro copiador en la que se encuentra el documento.

Ejemplos: 0014365  Esta sería la página 365 del libro copiador volumen 14
69-A006 Esta sería la página 6 del libro copiador volumen 69-A.
SN09015 Esta sería la página 15 del libro copiador volumen SN09
       .

 Los Números de las Cajas y Cajones son los siguientes:

 Cajones:
 
01  10  19 28 37 46
02 
11 
20
29
38
47
03 
12 
21
30
39
48
04 
13 
22
31
40
49
05 
14
23
32
41
50
06 
15
24
33
42
51
07 
16
25
34
43
52
08 
17
26
35
44
53
09
18
27
36
45
 
 

(Los primeros 45 son los cajones del archivero, del 46 al 52 son cajas de archivo y  el número 53 es un portafolios)

Los Volúmenes de los Libros Copiadores son los siguientes:

0002
0015
0032 
0068 
19-A 
SN04 
0003
0016
0033 
0070 
19-B 
SN05 
0004
0017
0056 
0071 
60-A 
SN06 
0006
0018
0057 
0072 
60-B 
SN07 
0007
0020
0058 
0073 
63-A 
SN08 
0008
0021
0059 
0074 
63-B 
SN09 
0009
0022
0061 
01-A 
69-A 
SN10 
0010
0023
0062 
01-B 
69-B 
SN11 
0011
0024
0064 
05-A 
L500 
 
0012
0026
0065 
05-B 
SN01 
 
0013
0027
0066 
05-C 
SN02 
 
0014
0031
0067 
05-D 
SN03
 
 
 
 La Fecha: se encuentra en la siguiente notación: mes / día / año.

   La captura de información en las columnas: Autor, Origen, Destinatario, Destino, Personas, Empresas e Instituciones, Temas y Lugares; se realizó principalmente a través de claves que le fueron asignadas para sustituir los nombres de personas, empresas, instituciones y lugares, agilizando su captura y para clasificar de manera práctica los temas principales de los cuales tratan los documentos. Cada una de estas columnas o campos contienen una o más claves o en su defecto contienen por escrito la información que sintetiza cada documento, tal y como tradicionalmente se hacía a través de ficheros, sustituyendo el resumen o asunto, por los campos Personas, Empresas e Instituciones, Temas y Lugares.

Las claves utilizadas son de cuatro dígitos y se clasifican en cuatro series: las que comienzan con 0 están destinadas para nombres de personas, las que comienzan en 1 son para empresas e instituciones, las que comienzan en 2 designan lugares y las que comienzan con 3 son para los temas principales. (Las siguientes 4 hojas de cálculo que se describirán más adelante explicarán esto con más claridad) Los datos que no contaban con una clave, fueron tecleados en letras mayúsculas, respetando la forma en que aparecen en el documento, asegurando así capturar la totalidad de nombres, empresas, instituciones y lugares mencionados en los documentos.
 
 

Ejemplos: 09-0135 Este sería el folio 135 del cajón 09
49-0002 Este sería el folio 2 del cajón 49.
 

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