La primera hoja de cálculo, llamada Fichas, contiene las 50,409
fichas con toda la información capturada acerca de los documentos del Archivo
John F. Brittingham; en más de 50,400 filas y 14 columnas, se dividen en 4 hojas
de cálculo con aproximadamente 16,000 filas cada una, llamadas Fichas 1,
Fichas 2, Fichas 3, Fichas 4; que permiten al investigador realizar una
búsqueda basándose en las siguientes variables:
|
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Campos | |
| Número de registro del documento | No. Reg. | (Columna A) |
| Fecha del documento | Fecha | (Columna B) |
| Autor del documento | Autor | (Columna C) |
| Lugar de origen del documento | Origen | (Columna D) |
| Destinatario del documento | Destinatario | (Columna E) |
| Destino del documento | Destino | (Columna F) |
| Personas mencionadas en el documento | Personas | (Columna G) |
| Empresas e Instituciones mencionadas en el documento | Empresas | (Columna H) |
| Temas principales de los cuales trata el documento | Temas | (Columna I) |
| Lugares mencionados en el documento | Lugares | (Columna J) |
También se proporciona la información sobre el idioma del documento (Columna K), números de copias y piezas que lo forman (Columnas L y M) y el tipo de documento que es (Columna N).
El Número de Registro del documento es la clave para acceder
físicamente al documento del archivo y existen dos formas distintas de números
de registro, la de los Cajones con el formato: 00-0000 y las de los
libros Copiadores con el formato: 0000000.